Vijf redenen om inkoopbeleid te herzien
Inkoopbeleid is vaak verouderd. Zeker nu de markt snel aan het veranderen is. Toch wordt het inkoopbeleid vaak gebruikt om te sturen richting een aanbesteding. Dat is niet altijd goed voor de samenwerking; soms passen andere samenwerkingsvormen beter bij het project. Is het geen tijd om dit inkoopbeleid eens onder de loep te nemen?
In deze blog vijf redenen om je inkoopbeleid nu te herzien, in samenwerking met Gard van Hulzen van adviesbureau Kragten: “het beleid is altijd ouder dan de werkelijkheid”.
Reden 1: Het beleid is simpelweg verouderd
“Als beleid eenmaal is opgesteld, is het regelmatig onduidelijk wanneer het herzien dient te worden. De totstandkoming ervan is tijdrovend en markten kunnen zó snel veranderen dat, wanneer het beleid er dan eindelijk is, het alweer is verouderd. Beleid kan een leidraad zijn maar heeft dus zeker een houdbaarheidsdatum. Vervolgens werken we met beleidsmatige uitzonderingen als we met een specifiek project aan de slag gaan. Dat is lastig, want uitzonderingen goed motiveren voor je bestuur ligt vaak gevoelig.”
Reden 2: Marktpartijen worden kieskeurig door de aantrekkende markt
“De markt is aan het veranderen. Marktpartijen hebben het steeds drukker en wordt kieskeuriger. Daardoor mislukken aanbestedingen in toenemende mate. Beleid is hier mede de veroorzaker van. Altijd inzetten op de laagste prijs en het beleid blind volgen in plaats van vooruit kijken is niet altijd bevorderlijk voor de samenwerking. Aanbesteden in concurrentie is terecht, maar opdrachtnemers willen wel een boterham verdienen. Is het niet beter om het inkoopbeleid te nuanceren door drempels voor een aanbesteding te verhogen en alle werken onder 50.000 EUR vanuit een raamovereenkomst of in bouwteamverband te organiseren?
Beleid kan een leidraad zijn maar heeft dus zeker een houdbaarheidsdatum.
– Gard van Hulzen
Aan de andere kant is er nog steeds werkhonger. En die zal er altijd blijven. Bij Kragten maken we ook RAW-bestekken en UAV-gc contracten die worden gebruikt bij een aanbesteding. We zien regelmatig partijen die duiken met een extreem lage inschrijving. Maar of je daar blij van moet worden als opdrachtgever? Dat weet ik niet. Er ontstaan dan vaak discussies over de kleine lettertjes om op een andere manier marge te pakken. ‘Duikers’ (partijen die extreem goedkoop inschrijven, red.) prijzen risico’s veel te laag af en moeten via omwegen quitte spelen. Dat kan uitlopen op juridische procedures die de opdrachtgever alsnog meer geld kosten dan gebudgetteerd. Als je geen rekening houdt met de markt en niet onderzoekt of een andere samenwerkingsvorm beter past kan je beleid averechts werken. Dit leidt soms tot compleet doorgeslagen aanbestedingen en controles in de praktijk.”
Reden 3: De (aanbestedings)wetgeving is veranderd
“De Aanbestedingswet geeft drie mogelijkheden om een project aan te besteden: Laagste Prijs, Beste Prijs Kwaliteit verhouding en Total Cost of Ownership. Je ziet dat aanbesteden op laagste prijs nog steeds veelvoorkomend is. Dat is niet per se slecht. Als je precies weet wat je wil hebben en je weinig risico loopt, waarom zou je die 100.000 doosjes paperclips niet op laagste prijs aanbesteden?
Maar meestal zijn de projecten niet zo simpel. En als de markt veranderd is het verstandig om te checken of aanbesteden op laagste prijs nog handig is. Wellicht past een andere aanbestedingsvorm beter bij de doelen van een organisatie, zoals duurzame en langdurige samenwerkingsverbanden. Beleid schept kaders waarbinnen een organisatie zich veilig voelt, maar soms worden er op die manier juist ongunstige situaties gecreëerd. Er is immers ook andere wetgeving veranderd. Een verbod op Glyfosaat bijvoorbeeld. Sommige organisatie hebben het spuiten van onkruid in hun beleid staan, terwijl het wettelijk niet meer mag.”
Als de markt veranderd is het verstandig om te checken of aanbesteden op laagste prijs nog handig is.
– Gard van Hulzen
Reden 4: Er ontstaat een kloof tussen inkoop en de praktijk
“Het is belangrijk dat we inkoopbeleid, naast up-to-date houden, ook beter aansluiten bij de praktijk. De manier waarop wordt ingekocht kan per organisatie verschillen. Inkoop wordt steeds vaker gecentraliseerd door bijvoorbeeld een afdeling inkoop of zelfs externe inkooporganisaties. Dit drukt de kosten, maar het zorgt er ook voor dat alles op een grote hoop terecht komt.
Wat we vaak zien is dat een inkoopafdeling van een balpen tot terreinbeheer tot ICT inkoopt. Je kunt niet verwachten dat al die expertise over het in te kopen product of dienst aanwezig is. Er wordt dan snel teruggepakt op laagste prijs, of er worden complexe inschrijfcriteria bedacht die soms kant nog wal raken. Externe inkooporganisaties zien daarbij een verdienmodel in de inkoop. Daarbij zie je helemaal dat het beleid bepalend is voor het eindresultaat. Controles bovenop controles zorgen in de praktijk voor een kat-en-muis-spel waar niemand vrolijk van wordt.
Angstaanjagend wordt het pas echt als inkoop leidend is voor het projectresultaat. Steeds vaker zien we klussen die gecompliceerd zijn en vragen om een weldoordachte aanpak. Een ervaren aannemer aan tafel als sparringpartner voor een lastige klus, wie wil dat nou niet? Een succesvol project bestaat immers uit een gewogen keuze tussen de samenwerkingsvorm, de contractvorm en de aanbestedingsvorm. Het gaat ons inziens om de EMVU (Economisch Meest Voordelige Uitvoering) en niet alleen om het aanbestedingsresultaat!”
Controles bovenop controles zorgen in de praktijk voor een kat-en-muis-spel waar niemand vrolijk van wordt.
– Gard van Hulzen
Reden 5: (Sociale) duurzaamheid wordt steeds belangrijker
“Ik wil benadrukken dat goed beleid positief en stimulerend is. Ook samenwerken met het lokale MKB, social return en duurzaamheid (enorme container) zijn eigenlijk standaard opgenomen in inkoopbeleid. Maar ook daar geldt: zorg dat het up-to-date is. Voor de inzet van Social Return ben je regelmatig afhankelijk van externe partijen. Als die hun beleid veranderen, kan dat ook invloed hebben op het beleid van de opdrachtgevers. Ik zou dus adviseren om niet langer dan 5 jaar blind het inkoopbeleid te volgen, want dan loop je eigenlijk altijd achter de feiten aan.”
Naar overzicht
