Digitalisering geeft frustraties maar WE DID IT: “T&G Groep 3.0 staat”
De branche digitaliseert en dat is nodig. Maar dat gaat niet zonder slag of stoot! T&G Groep is al vijf jaar bezig met het digitaliseren van de bedrijfsprocessen. Er zijn al diverse applicaties in gebruik en momenteel is de uitrol van de digitale urenregistratie in volle gang. Rosanne van Lammeren is applicatiebeheerder bij T&G Groep en leidt alles in goede banen. Wat is er zo uitdagend aan digitaliseren in de branche? Hoe ga je om de frustratie die er vanzelfsprekend bij komt kijken?
Jij bent de drijvende kracht achter de digitalisering van de T&G Groep. Hoe start je zo’n project precies op?
Rosanne: “In het begin kregen we van diverse ontwikkelaars complete programmapakketten en totaaloplossingen aangeboden. Maar dat bleek al snel een flinke mismatch te zijn! In de meeste gevallen moesten wij onze werkwijze aanpassen aan de applicatie. Daar hebben we bewust niet voor gekozen. Want dat gaf extreme frustraties op de werkvloer bij de mensen die er daadwerkelijk mee moesten gaan werken. Niet dat ze niet wilden, maar het zijn geen administratieve krachten. Ze zijn juist sterk in hun vak. Ik denk dat je dicht bij je eigen processen moet blijven, anders schiet digitalisering zijn doel voorbij. De hele organisatie moet er immers mee gaan werken. Een pakket wat voor het ene bedrijf werkt kan bij een ander bedrijf een fiasco zijn. We zoeken dus partijen die snappen hoe wij werken en dan pas met slimme maatwerkoplossingen komen, gebaseerd op de kracht van onze organisatie. Als je teveel gaat standaardiseren raak je die kracht juist kwijt!”
Onze ‘buitengewoon veelzijdigheid’ is de kern van ons bedrijf. De applicatie moet daar op aansluiten.
Wat is jouw rol in dit verhaal?
Rosanne: “Ik ben begonnen bij T&G in Leerdam en Bodegraven als administratieve ondersteuning. Ik weet dus precies wat voor administratieve last er bij de projectleiding en rondom de projecten ligt. De overstap naar applicatiebeheer was snel gemaakt, want ik ken de werkprocessen die we willen digitaliseren goed. Ik hou me nu als applicatiebeheerder dagelijks bezig met de implementatie van nieuwe toepassingen en applicaties. Eigenlijk ben ik een soort doorgeefluik tussen de werkvloer en de ontwikkelaars. Dat is een heel leuk spanningsveld! Je moet namelijk verstand hebben van de techniek maar ook van onze eigen organisatie.”
De samenwerking met ontwikkelaars is dus erg belangrijk. Welke ontwikkelingen hebben jullie sindsdien doorgemaakt?
Rosanne: “Onze ‘buitengewoon veelzijdigheid’ is de kern van ons bedrijf. De applicatie moet daar op aansluiten. We hebben bewust niet gekozen voor slechts één programma of applicatieontwikkelaar. De diversiteit aan werkprocessen binnen onze organisatie is daarvoor te groot. Daarnaast willen wij aan het roer staan.
Er is dus bewust gekozen voor één financieel pakket, een inkoopapp en een los orderportefeuillepakket. Vanuit die basis kan de calculatie tot daadwerkelijk uitvoering en gereedmelding in geborgd worden. Daarnaast werken we met aparte partijen voor onze ‘ogen en Oren’-app en de nieuwe applicatie voor de planning- en urenregistratie. Het kost tijd en geld om dit allemaal met elkaar te laten communiceren. Maar het is vallenderwijs gelukt! Vanaf calculatie, tot urenregistratie tot salarisadministratie: het communiceert allemaal heel praktisch met elkaar. Nu in de tijden van Corona bewijzen we dat het werkt en ontlast.”
Het doel van onze digitalisering is niet het bijsturen van onze resultaten, maar het stroomlijnen van interne processen.
Digitaliseren gaat gepaard met veel verandering. Hoe zorg je intern voor draagvlak?
Rosanne: “We doen alles stapje voor stapje. En bij elk stapje laten we de medewerkers meelopen en meedenken. Dat is ook een voordeel van maatwerkoplossingen: je kunt echt samen met de organisatie een applicatie ontwerpen. Uiteindelijk heb je ambassadeurs nodig onder het personeel die de voordelen zien en de applicatie als een olievlek door de organisatie laten vloeien. Veranderingen opleggen vanuit de directie heeft denk ik weinig zin. We moeten de medewerkers een stem geven en hen bijvoorbeeld eens laten sparren met de ontwikkelaars. Dan ben je veel frustratie voor.”
Wat wil je uiteindelijk bereiken met deze digitaliseringsslag?
Rosanne: “We krijgen van ontwikkelaars vaak toepassingen aangeboden die ons realtime inzicht geven in bepaalde zaken. Maar we hoeven nog geen metertjes of voelertjes, laat staan complete flow- of draaischema’s. Dat komt pas als de basis staat! En die basis is al een reis op zich. Het doel van onze digitalisering is niet het bijsturen van onze resultaten, maar het stroomlijnen van interne processen.
We hoeven nog geen metertjes of voelertjes, laat staan complete flow- of draaischema’s.
De projecten buiten zijn voor ons het belangrijkst; die moeten centraal staan. Alle last op kantoor is bijzaak. Die ondersteunende processen moeten we dus versimpelen. Hoewel het frustrerend kan zijn om deze applicaties te implementeren, is het doel juist dat we iedereen gaan ontlasten. We zijn al vijf jaar volop aan het ontwikkelen en we hebben nu een mooie basis staan. Maar digitaliseren blijft denk ik een continu proces. Het kan altijd beter!
De ontwikkelende partijen zijn dus ook nooit klaar en mogen niet bij de pakken neerzitten; we moeten elkaar constant blijven triggeren om naar het volgende niveau te gaan. Na 5 jaar ontwikkelen, tegen muren aanlopen, frustraties en valkuilen hebben we nu een passend systeem ontwikkelend als sterke basis voor onze digitalisering. Vanuit deze basis kunnen we nog meer gave dingen oppakken. En belangrijkst: WIJ STAAN AAN HET ROER! De gehele appflow ondersteunt onze werkwijze. Zou dit bij een ander bedrijf ook zomaar geïmplementeerd kunnen worden? Succes, begin er maar aan.”
Naar overzicht
