Certificaten: opdrachtgevers vaak wel de lusten maar niet de lasten
“KAM moet geen papieren tijger zijn die je wordt opgelegd vanuit een opdrachtgever, maar het moet gedragen worden in de organisatie en je dwingen jezelf te verbeteren,” aldus Annette Willems van Conformiso. Als KAM-adviseur stoomt ze T&G Groep niet alleen klaar voor de volgende audit, maar bouwt ze één systeem voor alle certificering en het kwaliteitsmanagement. Bedrijven richten de KAM steeds praktischer in, terwijl aanbestedende diensten de gevolgen van hun eigen eisen niet altijd inzien.
Opdrachtgevers vragen in toenemende mate om certificaten bij een aanbesteding. Dat hoeft geen slechte ontwikkeling te zijn. Het houdt bedrijven scherp en zorgt dat ze zich blijven ontwikkelen op het gebied van efficiëntie, duurzaamheid, Social Return en veiligheid. Maar dat moet wel een verantwoordelijkheid zijn die van twee kanten komt. Kan een opdrachtgever allerlei certificaten vragen als zij zelf niet aan de eisen voldoet?
Het moet niet zo zijn dat, wanneer je vraagt wat een aanbestedende dienst zelf aan duurzaamheid doet, je de opmerking krijgt; “dat is vrij moeilijk in ons type organisatie”. Of opdrachtgevers die omwille van de planning eisen dat je niet volgens de norm werkt, en opzichters die zonder de juiste PBM’s op het werk komen.
In dit interview vertelt Annette over haar werk als KAM-adviseur bij de T&G Groep en de oplossingen die ontstaan door anders naar certificering te kijken. Hoe vertaal je theoretische normen naar praktische processen die worden gedragen binnen de organisatie?
Annette Willems met een zelfontwikkelde ‘KAM-Checklist’ van de T&G Groep.
Hoe zie jij certificering terug in de praktijk? En waar gaat het vaak mis?
Annette Willems: “Ik zie vaak een duidelijke tweesplitsing vanuit het perspectief van het bedrijf. Aan de ene kant borgt een KAM-systeem de continuïteit van een organisatie. Het is een proces waarbij je jezelf constant evalueert en verbetert ten behoeve van het bedrijf en haar medewerkers. De andere kant van KAM zijn de eisen die opdrachtgevers stellen om überhaupt werken te mogen maken omwille van inschrijvingscriteria. Als die eisen geen verbetering van de bedrijfsvoering tot gevolg hebben gaat het mis.
Het onderhoud aan het KAM-systeem en het voldoen aan de verplichte registraties is vaak het pakkie-an van de KAM-coördinator. Met andere woorden: het leeft niet in de organisatie. Het wordt afgeschoven, terwijl het eigenlijk de hele organisatie aangaat. Er zijn daarnaast steeds meer normen waaraan een bedrijf moet voldoen om aan de ruime eisen van opdrachtgevers te voldoen. Het is al bijna standaard dat een bedrijf gecertificeerd is voor VCA en ISO 9001. Daar komt Groenkeur, de CO2-prestatieladder en PSO vaak nog bij.
We willen niet certificeren om te certificeren, terwijl de eisen van de opdrachtgever op dit terrein steeds hoger worden. Het is begrijpelijk dat medewerkers op een gegeven moment de rode draad niet meer zien. Jammer, want certificaten zorgen er ook voor dat we belangrijke processen blijven verbeteren. Het gaat mis als opdrachtgevers zich niet bewust zijn van wat ze vragen. En wanneer bedrijven de certificaatnormen letterlijk kopiëren en niet vertalen naar de eigen organisatie.”
“Het gaat mis als opdrachtgevers zich niet bewust zijn van wat ze vragen. En wanneer bedrijven de certificaatnormen letterlijk kopiëren en niet vertalen naar de eigen organisatie.”
– Annette Willems
Heb je hier een concreet voorbeeld van?
Annette: “Neem bijvoorbeeld de ISO-certificering. De ISO-normen vragen wat van zowel de aannemer als de opdrachtgever; namelijk evaluatiemomenten, werkplekinspecties, feedback, etc. Op dat huiswerk zit niet iedereen te wachten. Ook de CO2-prestatieladder kan veel meer zijn dan alleen een algemene eis om af te tikken. Project-specifieke duurzaamheidsoplossingen, die echt een impact maken, worden tijdens een aanbesteding nog weinig beloond. Al helemaal als duurzaamheid duurder en tijdrovender blijkt te zijn, terwijl daar de echte meerwaarde voor de opdrachtgever ligt. Er zijn gevallen waarin dit goed gaat. Maar veelal wordt het misbruikt als inschrijfcriteria en wil de opdrachtgever er verder niet mee belast worden.
Tot slotte het PSO-certificaat, waarachter een hele wereld schuilgaat die over mensen gaat. Zit dat sociale karakter in het DNA van het bedrijf, of is het slechts een checkbox? Soms wordt het certificaat gevraagd in combinatie met een contractduur van slechts een paar jaar. De Social Return medewerkers vallen na die periode weer in hetzelfde gat. We schieten het nut van het certificaat zo compleet voorbij.”
Waar het PSO-certificaat echt om draait.
Waarom is T&G bezig met het herorganiseren van ons KAM-systeem?
Annette: “In de praktijk ontbreekt een eenduidige structuur. Je merkt gewoon dat medewerkers ver van het KAM-systeem afstaan. Men weet dat er procedures en documenten zijn, maar niet waar ze voor dienen. Daarom gaan we alle normeisen vertalen naar de organisatie, en niet andersom. Daarnaast willen we de betrokkenheid van de medewerkers vergroten. Je moet aandacht faciliteren, niet afdwingen!
“Je moet aandacht faciliteren, niet afdwingen!”
– Annette Willems
Door overzicht te creëren, en bruikbare tools aan te reiken, wordt draagvlak verkregen en maakt men tijd voor KAM vrij. Alles moet uiteindelijk leiden tot één systeem dat voor iedereen werkt en dat past bij de T&G Groep.”
Hoe gaan we meer uit ons KAM-systeem halen en wat zijn de laatste ontwikkelingen op dat gebied?
Annette: “Vroeger was KAM erg zwart-wit; er waren verplichte procedures en er was vaak maar één goed antwoord. Tegenwoordig heb je de vrijheid om zelf je weg te vinden naar een eigen systeem. Zowel voor de CI [Certificerende Instellingen, red.] en de bedrijven is dit even wennen. Bedrijven mogen de theoretische normeisen vertalen naar hun eigen processen op basis van de risico’s die zij zien. In tegenstelling tot het klakkeloos overnemen van papieren tijgers zoals in het verleden het geval was. Voor de CI geldt dat zij zich niet alleen blindstaren op schriftelijke procedures. In hun audits moet er meer naar het bedrijf zelf worden gekeken.
Wat wij hebben gedaan: de schriftelijke procedures overboord gegooid. In plaats daarvan hebben we de stapel papier samengevat in één visuele weergave van de KAM eisen. Hierdoor ontstaat er één systeem voor alle normeisen en bedrijfsafspraken. Het tweede voordeel van de checklist is dat medewerkers, die niet alle procedures uit hun hoofd kennen, nu in een oogopslag zien wat van ze wordt verwacht in zake KAM.
Projectspecifieke duurzaamheid: schapen maaien de dijken in Rotterdam.
Daarnaast ontwikkelen we een online omgeving waar alle relevante documenten terug te vinden zijn. Registraties gebeuren meestal via de bedrijfsapp, zodat ze meteen digitaal beschikbaar zijn. Dat is ook makkelijker voor de medewerkers. Zij hebben alle formulieren en dergelijke direct bij de hand. We zijn nog aan het ontwikkelen en het zal even wennen zijn als we over gaan. Maar het lijkt erop dat de checklist, app en online omgeving een plat, praktische en overzichtelijk systeem gaan worden!”
Kun je tot slot iets vertellen over jezelf?
Annette Willems: “Ik werk nu ruim zes jaar bij organisatieadviesbureau Conformiso als KAM-adviseur. Bij T&G Groep ondersteun ik de KAM-coördinator en help ik bij het organiseren en coördineren van de certificering en het kwaliteitsmanagementsysteem. De uitdaging zit bij de T&G Groep vooral in de diversiteit aan disciplines, de verschillende certificaten en de overlap tussen de diverse werkmaatschappijen binnen de T&G Groep.
Ik heb het voordeel dat ik aan alle kanten van de tafel gezeten heb. Ik heb 13 jaar als KAM-coördinator binnen een bedrijf gewerkt, ben 6 jaar als externe auditor het land doorgetrokken en werk nu dus als adviseur bij diverse bedrijven. Certificering slaat soms door naar een papieren toestand waardoor je voorbijgaat aan het doel van het certificaat. Vandaar dat ik ben ingeschakeld. Als externe heb ik een frisse blik en kan ik tegelijkertijd kritisch zijn.”
Meer weten over onze certificering? Lees hier over onze bewuste keuze over CO2 Prestatieladder trede 3 of onze implementatie van het PSO-certificaat.
Naar overzicht
