“EMVI voelt soms net als een relatie uitmaken via een appje”
Normaal gesproken schrijft Jeroen Heessels de verhalen die je hier leest. Maar het is hoog tijd dat hij zelf eens geïnterviewd wordt! Want naast blogs, schrijft Jeroen al vier jaar EMVI-plannen voor de T&G Groep. Hoe kijkt hij als marketeer naar deze trajecten?
Jeroen Heessels tijdens een EMVI-sessie.
Dus jij schrijft alle EMVI plannen voor T&G Groep?
Jeroen: “Ik regel in eerste instantie de marketing voor de hele organisaties, zoals banners, bestikkering van bussen en kleding. Maar ook alle online marketing. Ik schrijf wekelijks posts of blogs voor op de website en LinkedIn. Dus het uitstapje naar het schrijven van aanbestedingsplannen was snel gemaakt! Het is mooie toevoeging aan mijn functie, want ik krijg door deze trajecten meer feeling met zowel de markt als ons werk in de praktijk. Het schrijven van een ‘plan van aanpak’ klinkt in eerste instantie misschien als saai monnikenwerk. Maar het is echt teamwork en ik kan er verrassend veel creativiteit in kwijt.”
Wat houdt zo’n ‘plan van aanpak’ precies in?
Jeroen: “In de basis is EMVI een manier van aanbesteden waarbij niet alleen naar de prijs gekeken worden, maar ook naar de kwaliteit die de inschrijver te bieden heeft. Een opdrachtgever vraagt bij EMVI dus niet alleen een prijs, maar ook een plan. Hoe ga jij dit project aanvliegen als aannemer? Vaak gaat het dan over duurzaamheid, veiligheid, het borgen van de kwaliteit, etc.. Het is maar net wat een opdrachtgever wil weten van ons. Iedere uitvraag is anders, dus het is telkens weer met een projectteam naar de tekentafel om te bedenken waar een opdrachtgever precies naar op zoek is. Dat kan veel tijd kosten. Met ons laatste plan ben ik dagen bezig geweest. En dan komt daar het calculeren, overleggen en redigeren nog bij.
Er wordt voor het schrijven uitgebreid gebrainstormd over het plan.
Je kunt er ook voor kiezen om het plan van aanpak te laten schrijven door een tenderbureau, maar wij doen het liever zelf. Ik denk dat dat een kracht van ons is; korte lijntjes en feeling met de praktijk. Tijdens de eerste brainstorm zit de uitvoeringsexperts al aan tafel en ontleden we samen het complete project. Ik vertaal al die expertise simpelweg naar een leesbaar verhaal voor de opdrachtgever. Daarin zit voor mij de leukste uitdaging: hoe zorg ik dat onze praktische visie aansluit bij de klantvraag en het project?”
Waar loop je wel eens tegenaan bij het schrijven?
Jeroen: “Laat ik beginnen met dat ik EMVI een mooi systeem vind, maar ik vind het soms ook voor ruis zorgen. Iedere uitvraag is anders en opdrachtgevers hanteren telkens weer andere criteria en fictieve kortingen. In sommige gevallen denk ik; volgens mij was een aanbesteding op laagste prijs hier prima geweest, omdat we met ons plan geen verschil kunnen maken. Een belangrijk punt daarbij is de te behalen fictieve korting. Bij sommige aanbestedingen is deze echt fors en weet je dat een goed plan impact heeft op de gunning. Maar in andere gevallen ga je terugrekenen en kom je erachter dat je met de maximale korting alsnog geen gat kunt slaan ten opzichte van de minimale korting. Dat is jammer, want ik wil graag successen behalen met de plannen die ik schrijf.
Hetzelfde geldt voor de partijselectie. Het voelt voor mij raar wanneer een MKB-bedrijf voor hetzelfde werk uitgenodigd worden als een grote multinational, een ZZP’er en de eenmanszaak om de hoek. We leveren allemaal prima werk, maar er zit dan zoveel verschil tussen de partijen dat het onwaarschijnlijk is dat we alle drie matchen met het werk. De een duikt zet bijvoorbeeld alsnog in op prijs door te duiken, de ander schakelt met een tenderbureau, etc.. De opdrachtgever vergelijkt dan appels met peren. Ik denk dat een weloverwogen selectie van partijen erg bepalend kan zijn voor een EMVI-traject en uiteindelijk leidt tot een betere samenwerking.”
‘Feeling’ met de praktijk.
Wat zou jij als schrijver graag anders zien?
Jeroen: “Het doel van EMVI is volgens mij dat de opdrachtgever een partij vind die past bij project. In dat licht wil ik in mijn plannen graag laten zien wie wij zijn als partij en hoe wij het project aanvliegen. Er zit zoveel expertise en ervaring bij de vakmensen die samen met mij het plan vormgeven. Maar vaak liggen alle plannen en ontwerpen van het project al vast. Ik word vrolijker van het bedenken van unieke oplossingen voor de opdrachtgever, dan schrijven wat inkoop wil horen.
Dat begint wat mij betreft bij een weloverwogen selectie van aannemers. Ik denk ook dat een inschrijfvergoeding, wanneer er meer wordt gevraagd dan puur de calculatie, fatsoenlijk is. Dat is goed voor alle partijen. Gevoelsmatig ontstaat daardoor een betere basis voor een eerlijke samenwerking. Aansluitend vind ik het opvallend dat de prijs en het plan nog vaak tegelijkertijd beoordeeld worden, en dat niet alle inschrijvingen anoniem zijn. Je mag er natuurlijk niet vanuit gaan dat er gestuurd wordt, maar een opdracht mislopen voelt toch anders wanneer de procedure daar ruimte voor biedt. Dat zou ik graag anders zien.
Ik probeer tot slot altijd even feedback te vragen een opdrachtgever na de gunning, of we nou verliezen of winnen. Zeker als je verliest wil je toch nog op een positieve noot eindigen en het traject als leermoment kunnen zien. Wanneer die afsluiting ontbreekt voelt EMVI soms net als een relatie uitmaken via een appje. Ik ben daarom groot voorstander van interviewrondes als onderdeel van de beoordeling. Laat diegene die het werk werkelijk buiten gaan uitvoeren hun verhaal vertellen, dan zie je echt met wat voor partij je te maken hebt.”
Naar overzicht
