Mini Bouwteam in de praktijk: Gemeente Boxtel
De opkomst van vernieuwende samenwerkingsvormen tussen aannemers en
opdrachtgevers raakt in een stroomversnelling. EMVI is er hier een van, maar we
zien steeds meer tussenvormen ontstaan. Dit geldt ook voor Heesakkers Infra en
het ‘mini-bouwteam’. De samenwerking met Gemeente Boxtel is hier een mooi
voorbeeld van: het ‘mini-bouwteam’ in de praktijk!
Frank Bankers staat aan de wieg
van het mini-bouwteam. Hij legde in zijn vorige blog uit hoe het precies in zijn
werk gaat voor zowel kleine als grote werken. Na een aantal succesvolle
projecten afgerond te hebben in samenwerking met gemeente Boxtel blikken ze
samen terug.
Lees hier de vorige blog uit deze serie: Een jaar Heesakkers Infra; hoe staan de zaken ervoor?
Aan tafel van links naar rechts: Wil Rutten (projectmedewerker Gemeente Boxtel), Peter van den Oetelaar (projectleider Gemeente Boxtel), en Frank Bankers (Heesakkers Infra).
Hoe verschilt een bouwteam van een EMVI-traject?
Frank Bankers: “De samenwerking is veel toegankelijker, persoonlijker en we worden eerder betrokken bij de opdracht. Opdrachtgevers willen vaak zaken doen met plaatselijke MKB-bedrijven. Als dit de intentie is moet de uitvraag geen puzzelstukje of zware huiswerkopgave zijn. Niet dat MKB-bedrijven dat niet kunnen, maar de grotere bedrijven hebben hier complete tenderteams op zitten of besteden dit simpelweg uit. De vele dure en vaak niet declarabele uren die van een marktpartij gevraagd worden kunnen dan beter direct worden ingezet om het plan concreet en praktisch uit te werken. De kosten die vanuit een marktpartij, maar ook zeker aanbestedende dienst, hangen aan al deze ‘wettelijke’ procedures staan vaak niet in lijn met de aanneemsom. Laat staan de marge.”
“Mensen bij de opdrachtgever of aanbestedende dienst moeten hun nek durven uitsteken om alternatieve en simpelere manieren van aanbesteden te zoeken.”
Peter van den Oetelaar (projectleider Gemeente Boxtel)
Peter van den Oetelaar, projectleider Gemeente Boxtel, typeert waarom dit o.a. bij de gemeente Boxtel WEL werkt. “Mensen bij de opdrachtgever of aanbestedende dienst moeten hun nek durven uitsteken om alternatieve en simpelere manieren van aanbesteden te zoeken. Gevoel, vertrouwen en transparantie (waarbij natuurlijk een marktconforme prijs hoort) zijn randvoorwaarden. Als ook de politiek dit ondersteund wordt het werk goedkoper, makkelijker maar vooral weer leuk voor alle betrokkenen. Veelal wordt er te makkelijk geschermd met de aanbestedingswet of inkoopbeleid. De markt is sinds afgelopen jaren hard aan het veranderen. Vele marktpartijen krijgen nu de keuze voor wie en vooral op welke manier ze wel willen samenwerken. Opdrachtgevers en de politiek zullen daar ook in mee moeten denken.”
Jullie willen meer samenwerken met het MKB?
“Ja, als gemeente hebben we een
duidelijk beleid opgesteld om meer samen te werken met MKB bedrijven zoals Heesakkers
Infra,” vertelt Peter van den Oetelaar. “Deze wens komt met name vanuit de politiek,
maar we krijgen zelf ruimte om hier invulling aan te geven. Het beleid blijft
natuurlijk dat we passend inkopen. Maar dit kan op verschillende manieren. We
kunnen meervoudig onderhands aanbesteden en zelfs één-op-één mits goed
gemotiveerd. Hierdoor krijgen vernieuwende vormen zoals het mini-bouwteam een
kans. Het is een mooie tussenvorm.”
Wil Rutten, projectmedewerker, vult aan: “Deze vernieuwing brengt kansen met zich mee. Veel van onze projecten komen zowel vanuit onszelf als vanuit de burgers en kunnen groot of klein zijn. Wij kunnen een heel bestek maken, maar die kennis halen we nu het liefst uit de markt. Waarom drie aannemers in het MKB laten tellen voor een klein werk? Dat kan veel efficiënter voor alle partijen.
De aannemer wordt bij het hele proces betrokken.
Prijs is belangrijk maar als een
aannemer een efficiënte werkwijze heeft verdien je daar ook op. Als iets goed
wordt aangelegd kost het minder aan onderhoudskosten in de toekomst. Het is
helemaal mooi als er een combinatie kan worden gemaakt van groen en grijs. We
merken dat aanbesteden op laagste prijs weinig zegt in relatie tot het gehele
uitvoeringsproces.”
Van ontwerp naar praktijk: hoe gaat dat bij jullie?
Peter: “Normaal gesproken zijn wij eigenwijs en laten we een tekening maken met bestek en eenheden, maar zoals we al zeiden halen we die kennis nu het liefst uit de markt. Op die manier kunnen we gebruikmaken van de expertise van de aannemer,” aldus Peter. “Heesakkers Infra heeft recentelijk een vlekkenplan omgezet in een compleet ontwerp, inclusief slimme aanpassingen waardoor het budget omlaag kon. De burger profiteert van slimme aanpassingen en de gemeente/belastingbetaler van de lagere kosten. Als je samen vooruit kunt kijken voorkom je een hoop onnodige discussies. Wat nog vaak gebeurt in de praktijk is dat de aannemer risico’s toegeschoven krijgt die we samen makkelijk hadden kunnen opvangen. Dat kan allemaal leiden tot onnodige kosten en druk op de samenwerking.”
Het komt erop neer dat we als aannemer bij het hele proces worden betrokken. Veel praktische problemen worden van te voren al afgevangen.
Frank Bankers (Heesakkers Infra)
Frank: “Het komt erop neer dat we als aannemer bij het hele proces worden betrokken. Veel praktische problemen worden van te voren al afgevangen. Ik zie het bouwteam als een proces in vijf stappen; voorbereiding, budget/raming, go of no-go, uitvoering en evaluatie. Vooral dat go of no-go moment is belangrijk. De gemeente moet altijd kunnen uitstappen als het vertrouwen of de klik er toch niet blijkt te zijn.”
Wil: “Door in een mini-bouwteam
te werken zijn we in de praktijk flexibel. In een traditioneel werk (laagste
prijs) is het vaak meteen discussie over afwijkingen. In een bouwteam ervaren
we dat dit veel makkelijker gaat. Als ik ter plekke zie dat het ontwerp toch
niet zo lijkt te werken in de praktijk dan spreek ik simpelweg een stratenmaker
aan en wordt het ter plekke aangepast. Het feit dat ik dat direct met de mannen
zelf kan regelen laat zien dat er vertrouwen is.”
Je moet echt samenwerken op basis van vertrouwen in een bouwteam. Hoe
ervaren jullie dat?
Wil licht toe: “We vertrouwen dan voor een groot gedeelte op de expertise van de aannemer. Echter: vertrouwen is goed, maar controle is beter. Als gemeente zijn we nauw betrokken, maar we weten ook dat vakmensen staan voor kwaliteit, zoals bij Heesakkers Infra. Omdat we meerdere projecten op deze manier hebben uitgevoerd weet je wat je aan elkaar hebt.”
We vertrouwen dan voor een groot gedeelte op de expertise van de aannemer. Echter: vertrouwen is goed, maar controle is beter.
Wil Rutten (Gemeente Boxtel)
Welke invloed heeft een andere werkwijze op jullie?
“Wij moeten veel projecten
draaien per jaar. Als aannemers ons breder ontzorgen kunnen we dat efficiënter
doen,” licht Peter toe. Frank vult aan: “Vanuit de opdrachtnemer wil ik daar
graag nog aan toevoegen dat het ook voor de aannemer fijn is om zo te werken.
Wij hebben de expertise toch in huis. Peter en Wil controleren de
voorbereiding, maar hoeven nog maar weinig bij het ontwerp en de uitvoering
betrokken te zijn. Hierdoor besparen we geld en verminderen we de werkdruk voor
de opdrachtgever. Deze komen zo meer in een controlerende rol in plaats van een
uitvoerende rol en kunnen meer projecten tegelijkertijd draaien.”
Naar overzicht
