“Onderhoud op beeld of frequentie is niet meer van deze tijd”
Als je al 30 jaar meedraait binnen de groenbranche heb je zo’n beetje alle ontwikkelingen wel voorbij zien komen. Jan Heijmans is bedrijfsleider van T&G vestiging Zuid-Nederland. Die stoel bekleedt hij ondertussen al sinds 1990; een tijd waarin een onderhoudsovereenkomst nog op 1 A4’tje paste in plaats van een bestek met juridische voorwaarden.
Hoe blikt hij terug op de ontwikkelingen van de afgelopen jaren? En wat is in zijn ogen een onderhoudsmethodiek die past bij de huidige tijd? We laten Jan aan het woord.
Bedrijfsleider Jan Heijmans.
Kun jij de ontwikkelingen van toen tot nu kort samenvatten?
Jan: “Zo’n 30 jaar geleden werkten we samen met opdrachtgevers op basis van 1 A4’tje. Daarop stonden alle wensen van de opdrachtgever en de aanbieding van de aannemer. Zolang er vertrouwen was en de afspraken werden nagekomen bleef je voor elkaar door het vuur gaan. Helaas zijn de tijden veranderd. Dat vertrouwen verdween in de loop der jaren.
Gedurende de tijd ontstond er een complete nieuwe markt. De voorbereiding werd bij externe partijen weggelegd om alle risico’s af te dekken. Er ontstond een economische crisis waardoor dit inderdaad de juiste insteek leek. Aannemers schreven in voor bodemprijzen waardoor opdrachtgevers deze externe partij kon inschakelen binnen hun budgetten. Adviseurs, inkoopbureau ’s, toezichthouders en ingenieursbureaus schoten als paddenstoelen uit de grond. Mensen met kennis en kunde begonnen voor zichzelf om zich in te laten huren door de opdrachtgevers, voor prijzen die niet in verhouding staan tot het uurloon dat een aannemer moet hanteren.”
Zo’n 30 jaar geleden werkten we samen met opdrachtgevers op basis van 1 A4’tje.
– Jan Heijmans
“Opdrachtgevers bewogen zich steeds meer naar de achtergrond terwijl de aannemer en de externe partijen het uitvochten. Aannemers zochten mazen in procedures van de opdracht om een boterham te verdienen. Als tegenreactie werden o.a. boeteclausules ingevoerd. Betrokken partijen verloren de samenwerking, de buitenmensen en de uitvraag vaak uit het oog. Het frequentiebestek, waarbij er vooraf extern werd bepaald wat een aannemer moest doen, deed zijn intreden. Het beeldbestek, op basis van extern opgestelde kwaliteitsniveaus, volgde niet veel later. Langzaam verdween de kennis en kunde bij de opdrachtgever.
De crisis kwam langzaam tot zijn eind en de inschrijfprijzen van aannemers werden voorzichtig hoger. We zien bij aanbestedingen steeds minder inschrijvers met extreme honger. Soms zijn er überhaupt geen geïnteresseerde aannemers. In combinatie met alle onveranderde externe kosten zien opdrachtgevers budgetoverschrijdingen ontstaan. Sommige vallen daardoor terug op de basis: het vertrouwen in een aannemer en lef tonen in de samenwerking.”
Niet alles hoeft gemaaid te worden; het beeld hier oogt strak maar is natuurlijk.
Kun jij hier een voorbeeld van noemen?
Jan: “We hebben afgelopen jaren diverse praktische voorbeelden van opdrachtgevers die het heft weer in eigen handen nemen. Mooi voorbeelden voor ons zijn GGZ Oost-Brabant en Reinier van Arkel. De focus van deze zorgorganisaties gaat ook terug naar hun eigen core business. Voor hen beheren wij een aantal forse zorgterreinen. Dat doen we niet middels een beeld- of frequentiebestek maar op basis van vertrouwen, een versimpeld contract en de beleving van de gebruiker. Dit laatste belooft wat mij betreft wat voor de toekomst, met name voor de grotere terreinen.”
Het gaat erom dat de omgeving aansluit qua beleving bij de activiteiten, gebruikers en bezoekers.
– Jan Heijmans
“Veel organisatie hebben een terrein tot hun beschikking dat actief kan bijdragen aan hun business. Soms zijn ze er zelfs afhankelijk van. Denk daarbij aan het organiseren van activiteiten, parkeermogelijkheden of een visitekaartjes voor bezoekers. Is het beeld of de frequentie van het onderhoud van een groenstrook rondom een leegstaand pand dan wel van belang? Het gaat erom dat de omgeving aansluit qua beleving bij de bedrijfsactiviteiten, gebruikers en bezoekers.”
De beleving van de bezoekers is belangrijk, daarom gaat er extra aandacht naar de entree.
Wat houdt dat ‘onderhoud op basis van beleving’ precies in?
Jan: “In deze gevallen wil de opdrachtgever aan compleet ontzorgd worden en gebruik maken van onze kennis en expertise. We hebben daarom niet het terrein, maar de gebruiker centraal gesteld in het beheer. De beeldcatalogus zoals deze bij een beeldbestek wordt gehanteerd sluit niet altijd aan bij de werkelijke wensen of behoeftes van iedere klant.
Een zorgterrein verschilt bijvoorbeeld wel degelijk van een woningcorporatie of een gemeente qua terreinonderhoud. Al helemaal als je kijkt naar de behoefte van de gebruiker. Door belevingsonderhoud kunnen we het beheer afstemmen op deze behoeften en het terrein zo inrichten dat de beleving van de gebruikers voldoet aan de verwachting. Of het gras 2cm of 3cm hoog is, is niet altijd belangrijk.”
Of het gras 2cm of 3cm hoog is, is niet altijd belangrijk.
– Jan Heijmans
Hoe wordt dit gecontroleerd?
Jan: “Niet! Controle door een externe partij is er in deze niet en dat is het mooie van deze samenwerking. Door zelfsturende teams te creëren die dicht bij de klant en de gebruiker staan kunnen onze vakmannen inschatten wat passend is. Zij hebben immers de kennis en expertise. Middels de T&G bedrijfsapplicatie maken zij ter plekke foto’s van de werkzaamheden en bijzonderheden. Zo kunnen we van afstand monitoren of hun insteek ook past bij de overkoepelende afspraken. Door open en transparant te communiceren kom je er wel uit met de opdrachtgever. Er zijn duidelijke communicatielijnen waardoor de gebruikers een aandachtspunt, wens of klacht in kunnen dienen. Tevens zijn er korte lijnen met onze zelfsturende onderhoudsteams. Ook wordt er regelmatig met de opdrachtgever overlegd over de beleving.”
Deze dieren lopen los op het terrein; dat is pas beleving!
“Er zijn wel ‘belevingsniveaus’ gedefinieerd om diverse terreindelen te onderscheiden. Dat hebben we niet gedaan om daar precies aan te voldoen, maar omdat we moeten communiceren met onze teams en met de opdrachtgever over waar onderhoud nodig is. Het budget is in deze een taakstellend vast bedrag. De afspraak is dat de opdrachtnemer zijn expertise inzet om binnen dit bedrag aan de verwachte beleving te voldoen. In andere woorden: zolang er een prettige samenwerking is, er goed wordt gecommuniceerd en er wederzijds vertrouwen is komt dat het terrein met zijn gebruikers ten goede.”
Door open en transparant te communiceren kom je er wel uit met de opdrachtgever.
– Jan Heijmans
Is deze aanpak ook duurzamer?
Jan: “Op sommige vlakken wel. Als we puur sec een (beeld)bestek volgen, mag er volgens het A-kwaliteitsbeeld bijvoorbeeld bijna geen blad liggen. Begrijpelijk, maar wat wij nu doen is het blad zoveel mogelijk op de terreinen zelf verwerken. Het ruimen van blad is arbeidsintensief en zorgt voor extra transportbeweging. Zonde! Want blad heeft wel degelijk een functie op het terrein; het voedt de bodem en een laag bladeren vertraagd onkruidgroei en is zeer bevorderlijk voor de biodiversiteit.
Daarnaast zorgt het taakstellend budget ervoor dat wij als aannemer zelf in het terrein gaan investeren. Een mooi voorbeeld hiervan is het versimpelen, ruimen of aanpassen van plantvakken en maairoutes. Plantvakken zaaien we in met bloemenmengsels zodat deze minder intensief geschoffeld hoeven te worden en natuurlijker ogen. Bosplantsoenstroken laten we natuurlijker worden. Hagen kunnen we verplaatsen of mogelijk zelf verwijderen. Met veel van deze maatregelen besparen we machineuren en verminderen we afvalstromen. Dat betekent weer minder CO²-uitstoot. Aanpassingen in het onderhoud schelen ons uren die het team beter in andere werkzaamheden kan steken. En de beleving en biodiversiteit op het terrein neemt toe.”
En wat als het beeld niet bevalt?
Jan: “Is de opdrachtgever niet tevreden? Dan spreek je hierover met elkaar. We zijn immers allemaal volwassen professionals. Komen we er samen niet uit? Dan is het contract van twee kanten opzegbaar. Als je niet bij elkaar past moet je afscheid nemen. Dat staat ook letterlijk in de overeenkomst beschreven. Het kromme van een bestek is dat de expertise van een aannemer totaal niet tot zijn recht komt. Zij zijn slechts de handjes die de schoffel vasthouden en een voorbedacht plan tot uitvoering brengen. Dat is prima, maar er is vaak zoveel meer uit een terrein te halen. Op deze nieuwe manier laten we kennis en expertise waar het thuis hoort: bij de echte vakmannen buiten. Die expertise is niet extern vanuit een bureau in te kopen. Wij als aannemer staan dicht bij de praktijk; maak er gebruik van!”
Naar overzicht
